Les encaissements par banque ou par virement (prélèvement automatique banque) d'autres montants que ceux des abonnements (cotisation) se font au moyen de la procédure standard utilisée pour l'enregistrement des entrées de caisse. Cette procédure est expliquée dans la description de l'AFO 414 (“ Enregistrement des entrées de caisse ”).

Le système enregistrera aussi les encaissements faits au profit de la gestion de la caisse à l'aide de l'AFO 433 comme encaissements par banque, et plus précisément par virement (prélèvement automatique banque), afin que des états de caisse corrects puissent être établis.

Attention !

Les paiements de l'abonnement (cotisation) par banque ou virement (prélèvement automatique banque)  n'ont lieu qu'après que l'usager de la bibliothèque ait reçu un avis d'acceptation. Les avis d'acceptation sont rédigés au moyen de l'AFO 451 et imprimés à l'aide de l'AFO 452.

Les sommaires des abonnements payés par banque et/ou par virement (prélèvement automatique banque) peuvent être imprimés dans  l'AFO 453 (“Imprimer rapport gestion des prêts”). Les sommaires détaillés des paiements (tous les paiements, y compris les paiements d'abonnement (cotisations) par banque et/ou par virement (prélèvement automatique banque) peuvent être consultés dans l'AFO 492 (“Sommaires financiers”).

433.2 Encaissement d'abonnement (cotisation) par banque ou par virement (prélèvement automatique banque)[//]

Après avoir lancé l'AFO 433, un écran de saisie apparaît:

Entrez code-barres d'usager ou une partie du nom de l'usager. Si vous avez sélectionné un usager à l'aide de son code-barres, apparaît aussitôt l'écran de cette AFO. Si vous avez sélectionné un usager à l'aide de son nom, apparaît presque toujours une liste d'usagers.  Consulter l'aide de l'AFO 431 pour toutes les options relatives aux usagers.

Si vous avez sélectionné un usager n'ayant pas (plus) à payer d'abonnement (cotisation), le système réagit en affichant un message d'erreur.

Si vous avez sélectionné un usager ayant à payer son abonnement (cotisation), un écran de saisie apparaît:

Zones sur l'écran

Rentrées: Dans la ligne de titre de cet écran se trouve le montant de l'abonnement (cotisation) que l'usager doit payer.

Abonnement par: Indiquez si l'abonnement (cotisation) est payée par banque ou par virement (prélèvement automatique banque).

Date de traitement: Indiquez la date de traitement du paiement. La date du jour sert de valeur par défaut. Vous pouvez par exemple reprendre la date de la copie de la banque ou du virement (prélèvement automatique banque).

Lorsque vous avez introduit ces données et avez cliqué sur OK, le paiement de l'abonnement (cotisation) est traité dans le système. Si des droits d'inscription doivent être payés lors de l'inscription ou lors du renouvellement de la carte, le système passera automatiquement à l'écran “Enregistrement des entrées de caisse”. Le mode d'opération utilisé dans cet écran est décrit dans l'AFO 414 (“Encaissement”). Lisez la description du paragraphe “Introduction d'un nouvel usager” dans l'AFO 431 (“Administration usagers”) pour obtenir de plus amples informations sur les droits d'inscription.

Si vous cliquez sur Annuler le message suivant s'affiche: